Le souci d’accompagner constamment au mieux les utilisateurs de la plateforme MyCompanyFiles revêt une importance encore plus importante dans la période de turbulence provoquée par la crise du Covid19.
Voici quelques idées et bonnes pratiques collectées en interne et en collaboration avec quelques experts-comptables avec qui nous avons travaillé récemment. Un grand merci aux contributeurs, et surtout n’hésitez pas à partager vos bonnes idées pour que la période soit plus simple pour tous !
1- Informez vos clients et identifiez facilement ceux qui ont besoin d’aide
Vous pouvez créer un Dossier partagé (Base documentaire) et donner accès à tous les contacts et collaborateurs. Mettez-y tous les documents utiles à partager, et si besoin notifier les clients.
Documents à mettre à disposition :
Voici une vidéo pour vous montrer comment procéder :
Vous pouvez publier des actualités via la plateforme (fonctionnalités « Actualités ») pour les aider à faire le tri dans le flot d’actualité disponible dans les médias. Pour mémoire, vous pouvez joindre à une actualité un ou plusieurs documents à télécharger par vos clients (attestation, demande…)
Vous pouvez créer des J’ai besoin spécifiques au contexte sur l’espace client :
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- D’aide pour gérer l’impact coronavirus
- De chômage partiel
- D’arrêt de travail pour les salariés parents
- De suspension des paiements des cotisations ou impôts des entreprises
- De délais de paiement bancaire
Vous pouvez utiliser les modèles de formulaires que nous avons mis à votre disposition :
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- 00 – Coronavirus Covid-19 – Mesure de soutien pour informer vos clients des dispositifs de soutien mis en place pour les entreprises en difficulté. L’objectif : vous permettre de sonder vos clients pour savoir lesquels sont intéressés par ces dispositifs.
- 00 – Demande de délai de paiement et/ou de remise d’impôt – Covid 19 permettant de leur transmettre puis récupérer le document à remplir pour la demande de délai de paiement ou de remise d’impôts.
Vous pouvez aussi créer une « pop-up » à la connexion de vos clients pour les informer de votre potentielle assistance.
Voici un didacticiel vous montrant comment faire les formulaires et les pop-ups :
Vous pouvez communiquez sur les mesures solidaires que vous mettez en place pour vos clients :
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- Ex : certains annoncent qu’ils se porteront caution (après étude du dossier) à hauteur de 70 %, facilitant ainsi l’accès au crédit pour bon nombre d’entreprise.
- Ex 2 : Nous vous confirmons donc que nous ne facturerons AUCUN supplément d’honoraires liés à ces démarcheset nous vous demandons de nous contacter dès que vous avez la moindre question.
2- Basculez vos clients « papier » sur MCF rapidement
Nous pouvons injecter au plus vite vos clients qui ne sont pas encore sur la plateforme et leur mettre le pied à l’étrier pour résoudre le problème de la collecte des documents en papier (Contactez-nous, nous pouvons préparer les imports de données à votre place) !
- Entre le télétravail pour tous, l’incapacité des clients à venir déposer leurs documents papiers et le risque de contamination, la solution est de mettre les clients qui ne sont pas encore sur la plateforme avec une procédure comme celle-ci :
Exemple de communication dans un cabinet de plus de 50 collaborateurs du réfèrent numérique vers les collaborateurs :
- Prendre contact avec vos clients afin de les informer que le cabinet mettra à leur disposition un espace privé MyXXX ;
- Une fois la prise de contact effectuée, vous enverrez une demande de création à une adresse prédéfinie en indiquant :
○ La ou les sociétés (si votre client en possède plusieurs) concernées ;
○ Un contact client (nom + prénom + adresse mail) ; - A réception de ce mail, le compte de votre client sera créé sous un délai maximum de 48h (Vous serez systématiquement affecté au dossier) ;
- A la fin de la création, nous vous en informerons par retour de mail ;
- Par la suite, vous communiquerez à votre client la procédure de prise en main rapide de MyXXX.
A savoir : Pour vos clients qui n’ont pas de scanner, ils peuvent utiliser l’application MyXXX téléchargeable sur l’App Store ou Play Store.
- Dans ce contexte exceptionnel vous pouvez prendre des mesures exceptionnelles.
Vous pouvez mettre en place un processus allégé.
Le but de cette mesure urgente est de donner la possibilité à vos clients de communiquer leurs documents et d’utiliser la plateforme comme une « Dropbox » en leur donnant accès à la zone de dépôt et à l’application smartphone.
3- Optimisez votre collecte pour aller au plus vite pour clôturer les bilans
Nous avons travaillé pour que vous puissiez effectuer en ligne les échanges et le suivi des éléments manquants pour clôturer le compte d’attente.
Utilisez le formulaire 00 – Compte d’attente.
Le didacticiel se trouve ici
Nous vous encourageons à participer à notre prochain webinaire Bonnes Pratiques MCF : Collecte & communication
Lundi 30 mars de 11h à 12h. Vous pouvez-vous inscrire ici : inscription webinaire Bonnes Pratiques MCF
Prenez soin de vous et de vos proches et respectez au maximum les consignes sanitaires et de prévention données par le gouvernement.
