MyCompanyFiles, par la nature de ses prestations, est engagé dans une démarche continue de sécurité et de protection des données personnelles de ses utilisateurs, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et du règlement n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (ci-après dénommé « le RGPD »).

Utilisateur désigne la personne qui visite une ou plusieurs pages d’un site de MyCompanyFiles.

Les termes avec une majuscule sont définis par le RGPD.

Le Responsable de Traitement au sens de l’article 24 du RGPD est pour les Données Personnelles collectées
dans le cadre de sa navigation sur le Site :

MyCompanyFiles
société par action simplifiée au capital de 66 825 EUROS, dont le siège social est sis 11b rue Jouvencel 78000
Versailles et inscrite au RCS de Versailles sous le numéro 537 687 659.

Cette politique de confidentialité s’applique lorsque MyCompanyFiles agit en tant que Responsable de
Traitement.

Lorsque MyCompanyFiles agit en tant que sous-traitant, vous pouvez vous référer aux conditions particulières,
conditions générales de vente ou conditions générales d’utilisation de MyCompanyFiles.

MyCompanyFiles, en qualité de Responsable de Traitement, est amené à collecter traiter des Données à Caractère Personnel des Utilisateurs dans le cadre de ses activités.
Ces données sont pour la plupart collectées directement auprès des Utilisateurs lorsqu’ils, de manière non limitative :

• Naviguent sur le site de MyCompanyFiles et/ou consultent les produits et services ;
• Demandent à être recontactées par un commercial MyCompanyFiles ;
• Prennent rendez-vous en ligne avec un commercial MyCompanyFiles ;
• S’abonnent à la newsletter MyCompanyFiles ;
• Planifient une démonstration des services MyCompanyFiles en ligne ;
• Rédigent un avis/commentaire visible sur l’un réseaux sociaux sur lesquels MyCompanyFiles est présent ;
• Postulent aux offres d’emploi publiées par MyCompanyFiles ou envoient une candidature spontanée ;
• Effectuent une commande sur l’un des sites de MyCompanyFiles ou par tout autre moyen ou souscrivent à un essai gratuit et créent un espace personnel sur l’un des sites de MyCompanyFiles ;
• Répondent à une enquête de satisfaction émise par MyCompanyFiles
• Contactent le Service Client.

Les données peuvent être collectées via des organisateurs d’événements (salons, webinar,..)
Les données collectées dans le cadre décrit ci-avant sont :

• Les données d’identification des formulaires : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone.
• Les données de contact professionnel ;
• Les données de facturation et des modalités de paiement ;
• Le détail des services souscrits ;
• L’historique de la relation précontractuelle et contractuelle ;
• Une copie de la correspondance des personnes avec le service Client ;
• Le cas échéant, les réponses aux sondages et questionnaires et les commentaires/avis ;
• Les informations techniques liées à la navigation (ex : adresse IP) ;
• Toutes données transmises par une personne dans le curriculum vitae lors d’une candidature spontanée ou en réponse à une offre d’emploi.

MyCompanyFiles peut traiter les données des Utilisateurs dans le cadre des finalités suivantes :

• La réalisation de traitements relatifs à la gestion de l’exécution d’un accord avec un Utilisateur (« personne concernée par la collecte de données personnelles ») :
  • Des contrats et des comptes clients ;
  • Des commandes et de leurs traitements ;
  • De la facturation et de recouvrement ;
  • La réalisation de traitement relatifs à la gestion des candidatures et de l’embauche.

• La réalisation de traitements relatifs à la gestion de la relation client :
  • La gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;
  • Le suivi de la relation client tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
  • La sélection de clients et Utilisateurs pour réaliser des actions de fidélisation, de test produit.
  • L’élaboration de statistiques commerciales.

• La réalisation de traitements relatifs à la prospection commerciale :
  • La sélection de personnes pour réaliser des actions de prospection ;
  • La réalisation d’opérations de sollicitation ;
  • L’organisation d’opérations promotionnelles (webinar, salons par exemple).

• La réalisation de traitement relatif au Service Clients :
  • La gestion du support après-vente ;
  • L’élaboration de statistiques concernant les demandes et leur traitement
  • Le traitement des demandes de droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement ;
  • La gestion des contentieux.

• La réalisation de traitements relatifs à la cybersécurité :
  • Tests d’intrusion
  • Détection de menaces

Les traitements mis en œuvre par MyCompanyFiles sont fondés sur :

• L’exécution du contrat pour les traitements relatifs à la gestion des contrats, des commandes, de la facturation et de la relation client/utilisateur des services proposées par MyCompanyFiles ;
• Le consentement pour la prospection commerciale à destination des personnes physiques non clientes ;
• L’intérêt légitime pour les traitements relatifs au pilotage de l’activité commerciale, à la prospection commerciale pour les personnes morales, et au recrutement ;
• Le respect d’une obligation légale pour les traitements liés à la fiscalité par exemple.

Les Données à Caractère Personnel collectées et traitées par MyCompanyFiles sont hébergées en Union Européenne.

Les données collectées peuvent être transmises :

• aux collaborateurs MyCompanyFiles ;
• aux prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour le compte de MyCompanyFiles ;
• à des partenaires commerciaux.

Les données peuvent être transférées à des sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne pour certains traitements tels que l’envoi d’emailing ou l’organisation d’événements.

Ces transferts se font dans le cadre de l’exploitation des applications.

MyCompanyFiles s’efforce d’apporter les meilleures garanties contractuelles et techniques pour être en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Les données sont conservées pour une durée adaptée aux finalités des traitements et conformément à la législation et réglementation en vigueur.

Les données des clients sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, et effacées 1 an après la fin du contrat, sauf certaines données qui peuvent être conservées jusqu’à dix (10) ans après sa rupture afin de respecter notamment les obligations comptables et fiscales qui incombent à MyCompanyFiles.

Les données des prospects peuvent être conservées jusqu’à trois (3) ans après le dernier contact émanant du prospect. Passé ce délai, les données seront supprimées.

Les Données à caractère personnel transmises dans le cadre d’une candidature seront conservées, sauf opposition de la part du candidat, pendant une période de deux (2) ans à compter de leur dépôt ou du dernier contact avec le candidat. Passé ce délai, les données seront supprimées.

Conformément au RGPD, chaque personne dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de ses Données à Caractère Personnel, et d’un droit à la limitation et à l’opposition au traitement de ces données.
Ces droits peuvent être exercés en nous contactant aux adresses suivantes :

• soit par courrier postal : MyCompanyFiles – Protection des données, 11b rue Jouvencel, 78000 VERSAILLES.
• soit par e-mail à l’adresse mail privacy@mycompanyfiles.fr

En cas de réclamation à laquelle MyCompanyFiles n’aurait pas donné de réponse satisfaisante, l’Utilisateur a la possibilité de déposer une réclamation directement auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) sur le site www.cnil.fr

La politique de gestion des cookies est détaillée dans le document « Politique des Cookies » accessible ici

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