Retour d’expérience – Manuel Le Roux, Commissaire Aux Comptes, cabinet Talenz Audit
Qui n’est jamais passé tout prêt – ou a fait l’erreur – d’envoyer par email à une liste de destinataires des documents qui ne devaient pas leur être adressés ? Que dire si en plus ces documents étaient confidentiels – comptes annuels d’un groupe, fiches de paie de collaborateurs ou détails du patrimoine d’un dirigeant… ? …
Cette mésaventure illustre les risques, parmi d’autres, inhérents au transfert d’informations critiques durant les missions d’audit et rappelle l’obligation de confidentialité et de responsabilité dans leur diffusion.
Relatée par Manuel Le Roux, Associé et Commissaire aux Comptes du cabinet Talenz Audit, qui en avait eu vent quelque temps avant notre rencontre virtuelle, elle était aussi le point de départ – ou tout simplement introduisait – la présentation de la plateforme AUDITdrive lors de l’un des nombreux webinaires que nous organisons.
Quelques éléments de contexte permettront de bien appréhender ce témoignage :
Talenz Audit est une structure unique dédiée aux activités d’audit, créée par 7 cabinets – pour proposer une offre renouvelée en audit grâce à la mutualisation de moyens et de compétences. Composé de 150 collaborateurs et 10 associés, il adresse une clientèle très diversifiée : PME, ETI, sociétés cotées ou non de différents secteurs d’activités.
À la recherche de confidentialité et de productivité
À l’origine de la démarche de digitalisation du cabinet nous retrouvons un cas de figure assez courant : trop de temps perdu à récupérer les pièces, un manque cruel de garanties sur la sécurité des transferts papier ou par emails… Le cabinet a par conséquent identifié assez tôt la nécessité de simplifier et de sécuriser les échanges durant les missions d’audit pour la collecte et le partage d’informations entre le cabinet et les clients.
Après avoir développé en interne une plateforme extranet dédiée, le cabinet s’est néanmoins heurté à des écueils techniques : le développement et la maintenance d’un extranet sécurisé n’est pas une tâche aisée. Il y manquait par ailleurs certaines fonctionnalités : la possibilité de traçage des échanges par exemple…
Il devenait essentiel pour Talenz Audit de s’orienter vers une solution professionnelle spécialement conçue pour répondre à ces besoins et ayant reçu l’agrément de la CNCC.
Pourquoi la plateforme d’échanges sécurisée AUDITdrive ?
La plateforme d’échanges sécurisée AUDITdrive, créée par MyCompanyFiles en collaboration avec la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes s’est imposée comme l’option naturelle.
Parmi les bénéfices qui ont retenu l’attention et l’adhésion de Manuel Le Roux et ses associés, il nous paraît utile de partager les éléments suivants.
- Sécurité, confidentialité et conformité RGPD
La création des profils et de leurs niveaux d’autorisation offre un réglage précis des droits d’accès directement dans la plateforme. Administrateurs, collaborateurs, clients, chacun est identifié selon son profil et l’utilisation de la plateforme s’effectue sur cette trame. Ne seront envoyés que les bonnes requêtes et les bons documents aux bons destinataires. Finis aussi les mots de passe transmis par courrier aux clients sur l’ancienne plateforme !
Sécurité et simplicité sont au coeur du dispositif. Par ailleurs, ce canal sécurisé validé par la CNCC adresse les problématiques de confidentialité et de RGPD.
- Traçabilité des échanges
La traçabilité de l’envoi des documents, du traitement et de la restitution des pièces permet de savoir ce qui a été fait, quand cela a été fait, et évite tout désaccord sur le sujet.
« Le suivi et les historiques de transferts de documents évitent tout risque de frictions »
La plateforme AUDITdrive, côté clients du cabinet
- Interopérabilité avec les solutions métier du cabinet: logiciels d’audit, signature électronique…
La plateforme offre une connexion automatisée aux logiciels utilisés au sein du cabinet, parmi lesquels Revis’Audit de GestOnline sur la partie audit par exemple. L’interconnexion avec la signature électronique a pour conséquence 99% des rapports désormais signés de manière électronique avec un horodatage.
« Un des avantages clés d’AUDITdrive est de permettre de réaliser les audits dans des délais conformes et raisonnables ! »
- Un véritable outil de communication
AUDITdrive est un outil collaboratif. En facilitant les échanges la plateforme améliore le lien avec le client. La possibilité de personnaliser la plateforme aux couleurs du cabinet est un atout supplémentaire en terme d’image et apporte de la valeur à la marque.
- Une plateforme pour tous !
Enfin, nous l’avons évoqué précédemment, Talenz Audit possède une clientèle très variée allant de la PME aux filiales de grands groupes. Le produit s’adaptant à tous les profils de clients, il a été décidé de les faire passer à 100% sur la plateforme pour les travaux dans le cadre des missions d’audit.
Pour bénéficier de tous les avantages d’AUDITdrive, il est aussi important de bien travailler sa méthodologie de déploiement. Un problème? Bien au contraire, grâce à l’accompagnement proposé par MyCompanyFiles et les bonnes pratiques mises en place au sein du cabinet.
Un déploiement fluide et simple
AUDITdrive est positionnée dans le processus métier de l’audit et elle doit être déployé sur tous les dossiers. À présent utilisée sur 250 dossiers l’objectif de 100% des dossiers à la fin de l’exercice est en ligne de mire !
Le suivi du déploiement s’effectue via un fichier partagé accessible aux collaborateurs autorisés. L’ouverture et l’activation des dossiers fait d’ailleurs l’objet d’un point d’évaluation dans les entretiens annuels des collaborateurs par les managers.
Manuel Le Roux nous rappelle quelques bonnes pratiques pour garantir une adoption réussie de la plateforme:
- Un déploiement étape par étape
La plateforme est très riche en fonctionnalités: collecte, restitution, communication… Si l’objectif à terme est d’embarquer 100% des clients et d’en exploiter toutes les capacités, y compris celles relatives aux fonctionnalités de communication, il faut éviter de vouloir tout faire trop vite. Définir des étapes de démarrage et de mise en oeuvre, mettre des dates de réalisation, s’y tenir, et avancer au fur et à mesure. MyCompanyFiles se tient aux côtés du cabinet pour l’accompagner dans la définition et la réalisation de ses objectifs.
- Rassurer les collaborateurs
Un des pires scenarii dans le déploiement serait que les collaborateurs ne croient pas en l’utilité et la fiabilité du nouvel outil. Des tests ont donc été réalisés sur 4 ou 5 dossiers avec un manager pour s’assurer que tout fonctionnait bien. Ils ont été rassurés et sont devenus promoteurs de la plateforme auprès des clients.
« On a des adhésions très fortes et aucun rejet !! »
- Accompagner les clients
Côté clients, pour la mise en place, on appelle le client et on fait la première connexion avec eux. Cet accompagnement représente un temps très court (15 mn environ), et ce sont ensuite de nombreuses heures qui sont gagnées! Cela garantit l’acceptation et le bon fonctionnement de l’outil.
Parties prenantes durant le déploiement, les équipes de MyCompanyFiles sont aux côtés du cabinet pour s’assurer du bon déroulement du démarrage et de la mise en oeuvre de la plateforme. Au final, grâce à une méthodologie bien pensée et déroulée en plusieurs étapes, le succès du projet est garanti !
👉 Retrouvez le replay video du webinaire AUDITdrive ici