La réforme de la facturation électronique approche à grands pas. Avec elle émergent de nombreuses incertitudes mais aussi des enjeux stratégiques majeurs pour les cabinets d’expertise comptable.
Est-ce une menace ou une véritable opportunité ? Faut-il se précipiter dans le choix d’une Plateforme Agréée (anciennement PDP) ou, au contraire, prendre le temps de tester et challenger les éditeurs candidats avant de recommander la meilleure solution à ses clients ? Quelles actions doivent être priorisées dès aujourd’hui ?
Pour aider la profession comptable à répondre à ces interrogations, MyCompanyFiles a organisé, lors de sa Journée Clients annuelle, une table ronde animée par Jonathan Khalfa réunissant des dirigeants de cabinets et de réseaux. Autour de la table : Serge Ayache (Cabinet DK Partners), Cyril Ducamin (Réseau Cabex), Jean Saphores (Cabinet SOGAPEX) et Frédéric Tillard (Le Label CO-PILOTES). Ces experts ont partagé leurs stratégies et leurs retours d’expérience concrets pour anticiper la réforme.
Cet article résume les échanges et propose une véritable feuille de route sur laquelle les cabinets pourront s’appuyer pour transformer cette obligation réglementaire en une opportunité de croissance et de différenciation.
Étape 1 : Fédérer les collaborateurs autour d'un projet commun
L'importance de la communication interne
Avant toute action, la priorité est de s'assurer que l'ensemble des collaborateurs ont bien compris les enjeux de la réforme. Il ne s'agit pas d'un simple changement d'outil, mais d'une transformation profonde du métier qui exige l'adhésion de tous. C'est un projet d'entreprise qui doit être porté collectivement pour réussir.
Nommer des référents numériques
Désignez plusieurs référents au sein de vos équipes. Leur rôle sera de piloter le projet, de se former sur les nouveaux outils et de diffuser les bonnes pratiques. Pour garantir leur légitimité, Frédéric Tillard, Expert-Comptable et Dirigeant du Label Co-Pilotes, recommande la méthode de « l’élection sans candidat ». Ce processus consiste à laisser l’équipe désigner directement, en fonction de la taille du cabinet, la ou les personnes qu’elle estime les plus aptes à assumer ce rôle.
Ces référents ne doivent pas rester isolés. Il est essentiel de les mettre en réseau et d’organiser des points hebdomadaires, non pas sous forme de formations descendantes, mais d’ateliers pratiques où chacun partage ses astuces.
Étape 2 : Cartographier votre portefeuille clients pour anticiper leurs besoins
La segmentation, un prérequis stratégique
Analysez votre base de données clients pour les regrouper par typologie. Comme le détaille Jean Saphores, Dirigeant du Cabinet SOGAPEX, il s'agit d'extraire des données précises de la comptabilité : "les régimes fiscaux, [...] les volumes d'écriture d'achat et de vente", mais aussi les outils déjà en place, comme le logiciel de facturation et le type de caisse utilisée. Cette cartographie est indispensable pour leur proposer un accompagnement sur-mesure.
Vérifier la qualité des données
Un conseil unanime des experts est de commencer par "nettoyer la base client". Avant même de segmenter, assurez-vous que vos données sont propres et à jour : un nom de client correct, un SIRET, un numéro de TVA et une adresse mail de contact valide. Une base de données saine est le socle indispensable sur lequel construire toute votre stratégie de déploiement.
Étape 3 : Bâtir et valoriser les nouvelles offres de services
Des missions à forte valeur ajoutée pour le clients du cabinet
Cette transition est l'occasion unique de créer de la valeur. L'objectif est de transformer le temps gagné sur les tâches répétitives (comme la relance pour obtenir les documents) en missions à plus forte valeur ajoutée. Proposez des "résultats flash" mensuels, des tableaux de bord pertinents, ou encore l'aide au paiement des factures fournisseurs.
La table ronde a surtout souligné l'importance de construire une offre de services précise et de la tarifer avant de la proposer aux clients au risque de la fournir gratuitement comme c'est parfois le cas dans la profession.
Pour valoriser cet accompagnement, deux stratégies concrètes ont été partagées. La première approche consiste à créer une offre promotionnelle pour des clients volontaires "early adopters". L'idée est de les inciter à migrer dès maintenant sur les outils actuels de gestion des achats, bien en amont de l'échéance de la réforme. En contrepartie, le cabinet peut offrir la formation ou une remise sur le logiciel, ce qui lui permet de se constituer une précieuse "zone d'entraînement" pour ses propres équipes.
La seconde approche est d’intégrer les coûts dans une redevance pour services informatiques en expliquant au client qu'il a déjà payé pour ces outils et qu'il perd de l'argent s'il ne les utilise pas.
En complément de la structuration de cette démarche, Cyril Ducamin, Responsable Développement au sein du réseau Cabex, propose une approche basée sur la constitution de groupes de travail. L’objectif est de construire une offre homogène, permettant de créer pour chaque nouvelle mission un pack complet comprenant : une lettre de mission type, un argumentaire client et un processus de production. Cette structuration assure non seulement la valorisation financière des nouvelles prestations, mais aussi leur déploiement cohérent et efficace par l’ensemble des collaborateurs.
Étape 4 : Sécuriser la relation client et déployer les outils
Prioriser la signature du mandat de délégation avant le choix de la PA
L'action la plus urgente et stratégique, avant même de parler d'outil, est de faire signer à vos clients le mandat vous autorisant à agir pour leur compte. Les experts de la table ronde insistent sur ce point : il ne faut pas attendre, car la concurrence est vive. D’après eux « les banques se sont bien réveillées » et profitent de la moindre inertie pour s'interposer dans la relation client du cabinet.
Exemple de communication réalisée par une banque en ligne
Le mandat est donc un acte défensif essentiel pour sécuriser votre position de conseiller de confiance et éviter que d'autres acteurs ne captent les flux et la data de vos clients.
Accompagner le client après la signature du mandat
Une fois le mandat signé, l'enjeu est de présenter la transition non pas comme une contrainte, mais comme une opportunité pour votre client. Une technique efficace consiste à inverser le discours habituel : plutôt que de focaliser sur l'émission des factures qui incombe au client, l'expert-comptable se distingue en parlant du service qu'il va lui rendre sur la réception. La conversation se déplace alors d'une contrainte pour le client à une prestation à haute valeur ajoutée fournie par le cabinet.
Mettez en avant le service que vous allez lui rendre en mettant fin à la collecte manuelle et fastidieuse de ses factures fournisseurs. Et soulignez que l’automatisation de cette collecte libérera également du temps à vos collaborateurs, qui pourront alors se consacrer à un accompagnement plus proactif et à de nouvelles missions de conseil, plutôt qu’à des relances.
Grâce à ce mandat, vous allez piloter pour lui la collecte de ses factures dans un espace unique conçu pour gérer la future complexité des flux hybrides. Il recevra à la fois les nouvelles factures électroniques et tous les autres documents (non-FE) qui continueront d'exister. La promesse est donc simple et puissante : vous lui offrez une tranquillité d'esprit en lui évitant de jongler avec différents outils, tout en le débarrassant de l'une de ses tâches administratives les plus rébarbatives.
Chez MyCompanyFiles nous vous aidons à proposer la prise de mandat directement depuis votre plateforme.
Exemple de communication en format pop-up sur la plateforme MyCompanyFiles
Le portail client, un allié stratégique pour garder son indépendance
Dans un futur où vos clients utiliseront probablement plusieurs PDP / Plateformes Agréées, votre portail client devient le socle de votre stratégie. C'est ce portail d'entrée unique du cabinet qui garantira une expérience simple au client et évitera qu'il ne se perde.
Comme l’a dit Serge Ayache du Cabinet DK Partner : « Le cabinet est le référent numérique du client. Avec l’API du portail MyCompanyFIles, je peux gérer les outils comme je le souhaite. Pour le client, c’est transparent, il choisit ses outils que je branche au portail et c’est moi qui gère tout en arrière-plan. »
Le portail client MyCompanyFiles centralise vos échanges et vos flux grâce à 80 interconnexions opérationnelles. C’est un outil conçu pour simplifier et accélérer la transition vers la facturation électronique avec vos clients. Comment ? Au travers des nouveaux services, qui permettront de suivre et piloter les flux dans un environnement multi-PDP / Plateformes Agréées pour le cabinet.
Vos clients pourront également suivre en temps réel l’avancement des statuts de leurs factures grâce à une application mobile personnalisée aux couleurs de votre cabinet ! En leur offrant une interface unique et intuitive, vous leur simplifiez la vie et vous vous assurez de rester leur interlocuteur central et indépendant.
Étape 5 : Choisir la ou les PA, la dernière étape du processus
Pourquoi ce choix intervient en dernier ?
Les experts sont formels : se focaliser sur le choix de la Plateforme Agréée (anciennement PDP) est le signe d'un cabinet qui n'a pas encore pris la pleine mesure de la réforme. Les raisons sont pragmatiques : les démos sont rares, les services et les prix ne sont pas encore clairs. D’ailleurs, les experts-comptables ont besoin de voir et de tester avant de recommander une solution aux clients du cabinet.
Piloter sereinement dans un environnement multi-Plateforme Agréée
Le cabinet de demain sera "multi-outil". Le choix ne se portera pas sur UNE seule Plateforme Agréée, mais sur un panel de solutions adaptées à vos différents segments de clients. Votre rôle ne sera pas de choisir une plateforme unique, mais de piloter cet écosystème complexe pour le compte de vos clients, en vous assurant que les flux hybrides “FE” et “Non-FE” convergent de manière simple et sécurisée.
Le portail client, un point d'ancrage pour le présent et l'avenir de la réforme
Une rampe de lancement pour les cabinets comptables
La maîtrise totale des flux constitue la véritable rampe de lancement de la stratégie d'un cabinet. Elle garantit une expérience simple pour vos clients et vous donne le contrôle.
Charles Olivier Diebold, fondateur de MyCompanyFiles, rappelle d'ailleurs que même après 2027, les flux hybrides "non-FE" (sociaux, juridiques) continueront d'exister et devront être collectés. La Plateforme Agréée ne sera qu'une brique dans votre écosystème digital. Par contre, votre portail client MyCompanyFiles, lui, reste la plateforme d'entrée unique et stratégique du client. C'est ce qui permet d'aborder avec sérénité un futur qui s'annonce multi-plateformes !
Pour visionner l'intégralité des échanges de la table ronde, le replay est disponible ici.
