Retour d’expérience – Manuel Le Roux, Commissaire Aux Comptes, cabinet Talenz Audit

Qui n’est jamais passé tout prêt – ou a fait l’erreur – d’envoyer par email à une liste de destinataires des documents qui ne devaient pas leur être adressés ? Que dire si en plus ces documents étaient confidentiels – comptes annuels d’un groupe, fiches de paie de collaborateurs ou détails du patrimoine d’un dirigeant… ? …

Cette mésaventure illustre les risques, parmi d’autres, inhérents au transfert d’informations critiques durant les missions d’audit et rappelle l’obligation de confidentialité et de responsabilité dans leur diffusion.

Relatée par Manuel Le Roux, Associé et Commissaire aux Comptes du cabinet Talenz Audit, qui en avait eu vent quelque temps avant notre rencontre virtuelle, elle était aussi le point de départ – ou tout simplement introduisait – la présentation de la plateforme AUDITdrive lors de l’un des nombreux webinaires que nous organisons.

Quelques éléments de contexte permettront de bien appréhender ce témoignage :

Talenz Audit est une structure unique dédiée aux activités d’audit, créée par 7 cabinets – pour proposer une offre renouvelée en audit grâce à la mutualisation de moyens et de compétences. Composé de 150 collaborateurs et 10 associés, il adresse une clientèle très diversifiée : PME, ETI, sociétés cotées ou non de différents secteurs d’activités.

À la recherche de confidentialité et de productivité

À l’origine de la démarche de digitalisation du cabinet nous retrouvons un cas de figure assez courant : trop de temps perdu à récupérer les pièces, un manque cruel de garanties sur la sécurité des transferts papier ou par emails… Le cabinet a par conséquent identifié assez tôt la nécessité de simplifier et de sécuriser les échanges durant les missions d’audit pour la collecte et le partage d’informations entre le cabinet et les clients.

Après avoir développé en interne une plateforme extranet dédiée, le cabinet s’est néanmoins heurté à des écueils techniques : le développement et la maintenance d’un extranet sécurisé n’est pas une tâche aisée. Il y manquait par ailleurs certaines fonctionnalités : la possibilité de traçage des échanges par exemple…

Il devenait essentiel pour Talenz Audit de s’orienter vers une solution professionnelle spécialement conçue pour répondre à ces besoins et ayant reçu l’agrément de la CNCC.

Pourquoi la plateforme d’échanges sécurisée AUDITdrive ?

La plateforme d’échanges sécurisée AUDITdrive, créée par MyCompanyFiles en collaboration avec la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes s’est imposée comme l’option naturelle.

Parmi les bénéfices qui ont retenu l’attention et l’adhésion de Manuel Le Roux et ses associés, il nous paraît utile de partager les éléments suivants.

• Sécurité, confidentialité et conformité RGPD

La création des profils et de leurs niveaux d’autorisation offre un réglage précis des droits d’accès directement dans la plateforme. Administrateurs, collaborateurs, clients, chacun est identifié selon son profil et l’utilisation de la plateforme s’effectue sur cette trame. Ne seront envoyés que les bonnes requêtes et les bons documents aux bons destinataires. Finis aussi les mots de passe transmis par courrier aux clients sur l’ancienne plateforme !

Sécurité et simplicité sont au coeur du dispositif. Par ailleurs, ce canal sécurisé validé par la CNCC adresse les problématiques de confidentialité et de RGPD.

• Traçabilité des échanges

La traçabilité de l’envoi des documents, du traitement et de la restitution des pièces permet de savoir ce qui a été fait, quand cela a été fait, et évite tout désaccord sur le sujet.

« Le suivi et les historiques de transferts de documents évitent tout risque de frictions »

La plateforme AUDITdrive, côté clients du cabinet

• Interopérabilité avec les solutions métier du cabinet: logiciels d’audit, signature électronique…

La plateforme offre une connexion automatisée aux logiciels utilisés au sein du cabinet, parmi lesquels RevisAudit de GestOnline sur la partie audit par exemple. L’interconnexion avec la signature électronique a pour conséquence 99% des rapports désormais signés de manière électronique avec un horodatage.

« Un des avantages clés d’AUDITdrive est de permettre de réaliser les audits dans des délais conformes et raisonnables ! »

• Un véritable outil de communication

AUDITdrive est un outil collaboratif. En facilitant les échanges la plateforme améliore le lien avec le client. La possibilité de personnaliser la plateforme aux couleurs du cabinet est un atout supplémentaire en terme d’image et apporte de la valeur à la marque.

• Une plateforme pour tous !

Enfin, nous l’avons évoqué précédemment, Talenz Audit possède une clientèle très variée allant de la PME aux filiales de grands groupes. Le produit s’adaptant à tous les profils de clients, il a été décidé de les faire passer à 100% sur la plateforme pour les travaux dans le cadre des missions d’audit.

Pour bénéficier de tous les avantages d’AUDITdrive, il est aussi important de bien travailler sa méthodologie de déploiement. Un problème? Bien au contraire, grâce à l’accompagnement proposé par MyCompanyFiles et les bonnes pratiques mises en place au sein du cabinet.

Un déploiement fluide et simple

AUDITdrive est positionnée dans le processus métier de l’audit et elle doit être déployé sur tous les dossiers. À présent utilisée sur 250 dossiers l’objectif de 100% des dossiers à la fin de l’exercice est en ligne de mire !

Le suivi du déploiement s’effectue via un fichier partagé accessible aux collaborateurs autorisés. L’ouverture et l’activation des dossiers fait d’ailleurs l’objet d’un point d’évaluation dans les entretiens annuels des collaborateurs par les managers.

Manuel Le Roux nous rappelle quelques bonnes pratiques pour garantir une adoption réussie de la plateforme:

• Un déploiement étape par étape

La plateforme est très riche en fonctionnalités: collecte, restitution, communication… Si l’objectif à terme est d’embarquer 100% des clients et d’en exploiter toutes les capacités, y compris celles relatives aux fonctionnalités de communication, il faut éviter de vouloir tout faire trop vite. Définir des étapes de démarrage et de mise en oeuvre, mettre des dates de réalisation, s’y tenir, et avancer au fur et à mesure. MyCompanyFiles se tient aux côtés du cabinet pour l’accompagner dans la définition et la réalisation de ses objectifs.

• Rassurer les collaborateurs

Un des pires scenarii dans le déploiement serait que les collaborateurs ne croient pas en l’utilité et la fiabilité du nouvel outil. Des tests ont donc été réalisés sur 4 ou 5 dossiers avec un manager pour s’assurer que tout fonctionnait bien. Ils ont été rassurés et sont devenus promoteurs de la plateforme auprès des clients.

« On a des adhésions très fortes et aucun rejet !! »

• Accompagner les clients

Côté clients, pour la mise en place, on appelle le client et on fait la première connexion avec eux. Cet accompagnement représente un temps très court (15 mn environ), et ce sont ensuite de nombreuses heures qui sont gagnées! Cela garantit l’acceptation et le bon fonctionnement de l’outil.

Parties prenantes durant le déploiement, les équipes de MyCompanyFiles sont aux côtés du cabinet pour s’assurer du bon déroulement du démarrage et de la mise en oeuvre de la plateforme. Au final, grâce à une méthodologie bien pensée et déroulée en plusieurs étapes, le succès du projet est garanti !

👉 Retrouvez le replay video du webinaire AUDITdrive ici

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Et pourtant !!! Il suffit d’écouter ceux qui ont adopté les outils spécialement pensés pour eux par les cabinets et leurs prestataires pour leur tordre le coup.

Experts-comptables, ce sont VOS clients qui le disent !!

Prenez l’exemple de la société Mat Decor :

Spécialiste des décors pour parcs d’attractions, vitrines et toutes activités de loisir, la société doit faire face à un volume important de factures d’achat et de vente. Imprimer ces documents puis les envoyer au cabinet : une tannée !!! … qui a été éradiquée par l’utilisation du portail MyBiz mis en place par le cabinet Bizouard & Associés pour ses clients.

Nicolas Raimundo, Digital Evangelist pour le cabinet d’expertise comptable Bizouard & Associés, Mathieu, gérant de la société Mat Decor, et Hélène, responsable du service administratif de la société, nous expliquent le fonctionnement de cette solution qui simplifie la vie de tout le monde !

Une entrée dans le numérique aux multiples bienfaits

La solution MyBiz, créée autour de la technologie MyCompanyFiles permet de transformer les échanges entre le cabinet et la société cliente :

– La transmission des documents et la facturation se font via le portail en ligne ou directement depuis l’application smartphone dédiée

– Le client bénéficie d’un suivi au quotidien

– Les allers / retours avec le cabinet pour des demandes sans valeur et chronophages ont disparu

– L’utilisation est tellement intuitive qu’il n’est nullement besoin d’être « digital native » ou de maîtriser les outils numériques pour s’en servir

Et le plus beau dans tout ça : c’est que le contact humain s’est déplacé de demandes du type « pouvez-vous m’envoyer tel document » vers de vrais échanges orientés sur l’accompagnement et les opportunités de développement de la société Mat Decor.

De fait la « relation client » prend tout son sens et tout le monde y gagne !

A ceux qui craignent que les clients n’adhéreront pas à la démarche de digitalisation de la relation client du cabinet ou ne savent pas toujours comment s’y prendre, voici donc un témoignage qui explique très clairement comment faire !

Découvrez le témoignage video 👉 ici

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Pascale et Émilie revenaient de manière très concrète sur l’intérêt de l’utilisation conjointe d’outils logiciels totalement intégrés au fonctionnement du cabinet. Au bénéfice d’une relation client différentiante.

Nous partageons leurs retours dans ce billet !

Commencer par adresser la collecte et le traitement

C’est la base. La plateforme MyCompanyFiles permet tout d’abord d’envoyer et recevoir tout type de document très simplement, et gérer de manière automatisée et sécurisée les flux via un seul et même espace connecté aux outils métier du cabinet.

La solution de dématérialisation des factures Yooz intervient ensuite pour assurer la reconnaissance automatique des factures et transmettre les écritures aux outils de production comptables. Les technologies de traitement automatique auto-apprenante alliant Intelligence Artificielle et Deep Learning, Yooz garantissent une automatisation de 80% de la saisie comptable, éliminant d’emblée les tâches parmi les plus chronophages et fastidieuses (saisie, classement, recherche…).

Les avantages se font très rapidement sentir : le client copie / glisse toutes les informations et documents dans l’espace MyCompanyFiles en marque blanche, et une fois le paramétrage d’interconnexion avec Yooz effectué (ce qui est fait en l’espace de quelques minutes), les flux vers les outils métier sont entièrement gérés. L’automatisation est en place, le gain de temps immédiat.

Mais ce n’est pas tout, comme nous l’expliquent Pascale et Émilie !

Le cercle vertueux d’une automatisation de bout en bout

Revenons tout d’abord sur le contexte du cabinet EHPC. Créé ex-nihilo en Janvier 2020 et implanté dans le Val de Marne, il est composé aujourd’hui de deux associées experts-comptables et d’une apprentie. Proposant des missions d’ordre social, fiscal, comptables et juridique, il adresse une clientèle de TPE très variée.

Le cabinet adopte dès sa création une démarche orientée sur le numérique pour offrir un service premium aux clients.

La saisie est réduite à son strict minimum, l’archivage ne laisse pas de place au papier (il n’y a même pas d’armoires dans le cabinet), et l’automatisation passe par le choix de technologies et d’outils modernes : espace client en ligne et application mobile aux couleurs du cabinet, OCR, logiciels de production comptable, de gestion interne et de paie.

Une fois l’écosystème technologique constitué, comment cela se passe-t-il concrètement au sein du cabinet ?

Pascale et Émilie nous apportent leur éclairage :

« Les échanges avec nos clients passent aujourd’hui, grâce à la mise en place de la plateforme MyCompanyFiles, par un seul canal de distribution, ce qui nous permet de gagner en réactivité et en efficacité.

Yooz complète habilement cette plateforme collaborative en offrant un process unique de capture, de reconnaissance et de traitement automatique de nos factures, tout en s’intégrant nativement à notre outil de production comptable IBIZA Software

« L’interconnexion avec les outils métier permet d’avoir une compta à jour 10 mn après le dépôt d’une pièce ! »

La restitution se faisant automatiquement de l’outil Ibiza Software sur la plateforme MyCompanyFiles dans le dossier des clients, elle permet un accès rapide et direct, 24h/24 7j/7 aux documents et délivrables réalisés pour les clients. »

Au-delà d’un gain de temps considérable, un véritable argument d’attractivité

Encore mieux, cette digitalisation ne s’arrête pas à l’industrialisation et à l’automatisation de la tenue de comptes ; l’approche offerte par les deux éditeurs permet non seulement aux experts-comptables de délivrer une comptabilité en temps réel grâce à un parcours client simplifié, sécurisé, mais aussi de dégager du temps pour se positionner comme une source fiable d’informations et de conseils pour leurs clients.

Lorsque Pascale et Émilie nous rapportent à propos d’un prospect entrepreneur qu’il « a signé la lettre de mission quand il a su la flexibilité qu’il allait avoir avec la plateforme MyCompanyFiles, en toute sécurité de surcroit », cela représente la partie visible de l’iceberg.

L’interconnexion des outils facilite et fluidifie les opérations comptables au quotidien, et permet aux clients de bénéficier d’une expérience utilisateurs optimale : « Les prospects ont des “étoiles dans les yeux” quand on leur dit qu’ils vont pouvoir récupérer le bilan sur leur mobile à n’importe quelle heure » !

👉 Retrouvez le replay du webinaire MyCompanyFiles & Yooz ici

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L’atelier que nous animions récemment lors du Congrès Virtuel ECF sur la thématique « Des outils et des flux… Guide pratique pour s’y retrouver » fut l’occasion pour MyCompanyFiles de revenir sur les douleurs des cabinets en matière de collecte et de restitution; et de présenter sa vision pour une meilleure gestion des flux. Elle permit surtout d’illustrer les challenges et les choix qui se présentent aux expert-comptables avec le témoignage d’Eliane Leveque-Griffanti, Associée du Cabinet WA Schmitt et Leveque Griffanti Associés.

La fin de l’atelier, consacrée aux questions / réponses avec les participants a donné lieu à des échanges que nous avons trouvé judicieux de partager ici.

1/ Quelle était la plus grande crainte pour franchir le pas et installer la solution ?

La plus grande crainte était que le client n’adhère pas.

On anticipe parfois à tort que certains clients n’utiliseront pas la solution car on s’imagine qu’ils n’en éprouvent pas le besoin. Mais avec le confinement il n’y avait pas d’autre choix et au final, malgré un contexte compliqué, ils ont parfaitement accepté de jouer le jeu, et même de plébisciter la solution pour sa simplicité d’utilisation et ses avantages.

Cette crainte n’était donc pas fondée, et maintenant personne ne reviendrait en arrière.

2/ Quelle est votre fonctionnalité préférée ?

L’application mobile MyCompanyFiles aux couleurs du cabinet ! Hyper simple, elle offre de nombreuses fonctionnalités qui simplifient la vie du client. Où qu’ils soient, les clients du cabinet ont accès à tout, de n’importe où, et cela les soulage de tâches fastidieuses.

En outre, l’application mobile a permis de transformer des prospects du cabinet en clients. Elle offre un véritable élément différenciant. Pour tous les nouveaux clients l’utilisation du portail est obligatoire et l’application apporte ce « plus » qui donne une image moderne et rend la solution encore plus souple.

Ce qui est très appréciable également, c’est de proposer grâce à la solution MyCompanyFiles un point d’entrée unique aux clients du cabinet. L’interconnexion avec les autres solutions, notamment Receipt Bank pour ce qui nous concerne, va encore accroître la productivité.

À ce sujet, à noter la grande adaptabilité de MyCompanyFiles pour ouvrir avec beaucoup de réactivité la plateforme à un maximum d’autres solutions métier. L’interconnexion avec Everial par exemple s’est faite à partir de notre besoin, et maintenant tout le marché peut en profiter.

3/ À combien estimez-vous le temps gagné par collaborateur ?

Même s’il est encore un peu tôt pour établir un bilan certain, sur la base des premiers retours, nous gagnerons facilement une bonne dizaine d’heures par mois et par collaborateur. *

* MyCompanyFiles estime même jusqu’à 17h35 / collaborateur / mois le gain de temps généré par l’utilisation de la plateforme – n’hésitez-pas à nous contacter pour en savoir plus !

Pour revoir l’intégralité du replay de l’atelier, cliquez ici

Pour découvrir plus de témoignages clients, cliquez ici

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