Pour la majorité des cabinets d’expertise comptable, le début d’année marque l’entrée dans un tunnel de stress et de travail intensif qui s’étend souvent jusqu’en mai. La période fiscale est une véritable course contre la montre. Et si une autre réalité était possible ? Certains cabinets parviennent non seulement à traverser cette période sereinement, mais aussi à la clôturer avec plusieurs semaines d’avance. Un miracle ? Absolument pas. C’est le fruit d’une méthode rigoureuse, d’une organisation repensée et d’outils adaptés.
C’est le cas de David Klemm, expert-comptable et dirigeant du cabinet Komptaco. Lors d’un webinaire, il a partagé son expérience. En cette année 2025, 95 % de sa période fiscale était terminée aux alentours du 15 avril. Le résultat ? Son cabinet a pu fermer lors des trois ponts du mois de mai, offrant une vraie respiration à ses équipes.
Comment a-t-il atteint un tel niveau d’efficacité ? Il nous dévoile sa stratégie, organisée autour de 3 piliers fondamentaux.
Pilier 1 : Anticiper pour maîtriser sa période fiscale
Le secret d’une période fiscale réussie ne réside pas dans l’accélération du travail entre janvier et mai, mais dans l’anticipation tout au long de l’année. L’objectif est simple : ne plus subir la collecte des pièces et se concentrer uniquement sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Une bonne préparation fiscale débute dès la fin de la période fiscale précédente.
La vision de David Klemm est claire : « la prochaine période fiscale, elle s’anticipe dès maintenant ». Concrètement, une fois les dernières déclarations de revenus envoyées la préparation du cycle suivant commence.
Cette anticipation permet de ne pas se retrouver en pleine période fiscale à « gérer les problèmes, les retards, la collecte des pièces qui posent tant de soucis ». L’équipe peut ainsi rester focalisée sur sa mission principale : la production des bilans.
Fluidifier la collecte au fil de l’eau : la clé de la sérénité
Pour que l’anticipation soit efficace, la comptabilité doit être tenue à jour en continu. Cela s’applique à tous les dossiers, y compris les plus petits comme les locations meublées (LMNP), les professions libérales ou les SCI. Pour ces dernières, des mises à jour trimestrielles ou semestrielles permettent d’avoir un dossier à jour à 90 % avant même les congés de Noël.
Pour centraliser cette collecte, le cabinet Komptaco s’appuie sur le portail client MyCompanyFiles. Il devient le point d’entrée unique et offre plusieurs canaux de transmission de documents pour s’adapter aux habitudes de chaque client :
- L’application mobile, simple et intuitive, même pour les clients que l’on pense les plus réticents.
- Le portail web, pour un accès depuis un ordinateur.
- Le dépôt par mail (mailto), une fonctionnalité très pratique pour les clients qui reçoivent la majorité de leurs factures par email et peuvent les transférer en un clic dans leur dossier.
Pilier 2 : une organisation interne repensée pour une période fiscale productive
Les bons outils ne suffisent pas sans une organisation interne conçue pour l’efficacité. Le cabinet Komptaco a revu sa structure pour optimiser le temps de chaque collaborateur.
Le retour du « Data Control » pour libérer les collaborateurs clés
Le cabinet a fait le choix de dédier une collaboratrice à la saisie et à l’intégration comptable. Ce pôle, parfois appelé « Data Control », traite les factures d’achat et de vente de tous les dossiers à J+1. Concrètement, les pièces déposées le jeudi sont intégrées le vendredi.
Ce mode de fonctionnement permet de soulager nos collaborateurs comptables. Ils peuvent ainsi se concentrer pleinement sur les déclarations fiscales, les déclarations de TVA et la relation client. Déchargés des tâches de saisie, les collaborateurs peuvent consacrer davantage de temps à la révision des comptes et à l’accompagnement personnalisé des clients.
Un planning de production inversé pour mieux répartir la charge
Auparavant, le cabinet avait tendance à traiter les « petits » dossiers annuels (SCI, LMNP) en fin de période fiscale. Il considère aujourd’hui cela comme n’étant « pas forcément la meilleure des solutions ».
La nouvelle organisation a tout changé. Désormais, la collaboratrice en « Data Control » prépare et traite ces dossiers dès le mois de janvier. Elle contacte les clients en amont pour récupérer les derniers éléments, ce qui permet de produire ces bilans en parallèle des autres dossiers. L’avantage est double : la charge est mieux répartie et les dossiers liés (comme un BIC et sa SCI professionnelle) peuvent être sortis en même temps.
Pilier 3 : S’équiper des bons outils pour optimiser les processus
Le troisième pilier s’appuie sur les outils digitaux. Lorsqu’ils sont adaptés et maîtrisés, ils jouent un rôle clé dans l’optimisation des processus de production et l’amélioration de la communication client.
MyCompanyFiles, le portail client au cœur de la stratégie
Chez Komptaco, MyCompanyFiles est bien plus qu’un simple collecteur de documents. Le portail, aux couleurs du cabinet est utilisé pour structurer et automatiser la relation client :
- Les rappels automatiques sont configurés pour notifier les clients en début de mois, les invitant à déposer leurs pièces avant la date butoir pour la déclaration de TVA.
- Les formulaires sont envisagés pour structurer la collecte d’informations. Notamment pour la préparation des déclarations de revenus, afin de s’assurer d’avoir tous les éléments sans multiplier les allers-retours.
- L’interconnexion est essentielle. Le portail propose une large gamme de connecteurs, notamment avec les outils de production du cabinet, comme ACD, ou des solutions de suivi telles que Sesha. Ces intégrations créent un écosystème de travail fluide, où l’information circule de manière transparente et sans friction. Par ailleurs, si vous souhaitez changer votre outil de reconnaissance de factures pour DEXT, l’outil que David Klemm utilise au sein de son cabinet, cette évolution restera totalement imperceptible pour vos clients. Grâce à l’intégration native dans le portail, l’expérience utilisateur reste fluide et homogène, quel que soit l’outil utilisé en arrière-plan.
Le portail client MyCompanyFiles
La pédagogie : embarquer les clients pour mieux collaborer
Déployer un outil ne garantit pas son adoption. Pour David Klemm, la pédagogie est fondamentale. Chaque nouveau client est systématiquement intégré à ce mode de fonctionnement.
Un rendez-vous d’onboarding personnalisé est organisé avec le collaborateur référent et la personne chargée du « Data Control ». L’objectif est d’installer l’application avec le client, de lui en expliquer le fonctionnement, mais surtout le pourquoi de cette organisation. En comprenant les bénéfices pour la gestion de son propre dossier, le client devient un véritable partenaire.
Loin d’être un miracle, la capacité à clôturer sa période fiscale en deux mois est le résultat d’une stratégie claire et appliquée. En combinant l’anticipation tout au long de l’année, une organisation interne productive et des outils performants comme un portail client, les cabinets peuvent considérablement alléger cette période souvant stressante. C’est un levier puissant pour améliorer la qualité de vie au travail des équipes et renforcer durablement la satisfaction client.
Vous souhaitez, vous aussi, transformer votre période fiscale ? Planifiez une démonstration personnalisée de l’application MyCompanyFiles et découvrez comment notre portail client peut vous aider à atteindre cet objectif !
